a usina é um espaço dedicado a profissionais interativos e centraliza tudo que eu, rené de paula jr, produzo sem parar em videos, podcasts, artigos e palestras

Dicas para utilizar o método GTD

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O “Getting Things Done” ou GTD é um sistema de produtividade pessoal criado por David Allen cujo objetivo é tirar da mente (ou memória RAM mental) de quem o usa as lembranças constantes de tarefas para poder tomar decisões de alto ní­vel criativo sobre elas, com o mí­nimo de stress. Este sistema está descrito em seu livro A arte de fazer acontecer, Editora Campus.

Esse sistema permite que até mesmo o mais desorganizado dos seres (eu por exemplo) sinta maior poder sobre as coisas que deve realizar, mesmo que não implante o sistema completamente (o que não é recomendado pelo autor). Consiste basicamente em colocar toda a tralha da sua vida em sua caixa de entrada e decidir qual será a próxima ação a ser tomada em relação a ela. (veja os princí­pios no Blog do René no Yahoo!)

Se você se interessou por esse método ou até mesmo já leu o livro de Allen, seguem abaixo dicas de sites e blogs sobre o GTD.

Blogs:
Brasileiros:

Efetividade.net
Além das curvas

Em inglês:
43 Folders
Lifehack.org
Lifehacker

Grupo de discussão Brasileiro:
GTDbr – Esse grupo é muito bom para quem está começando, o pessoal está sempre pronto para tirar dúvidas.

Site do David Allen
www.davidco.com

Minhas experiências com a implementação:

No iní­cio, utilizei várias ferramentas digitais e analógicas. Consegui reduzir bastante meu stress em relação a algumas coisas (comecei a refletir melhor sobre elas), continuei perdida em outras (que não soube como processar). Mas consegui triar as ferramentas que funcionaram para mim.

Digital (hi-tech)

Uma das ferramentas digitais que desejo manter para o GTD é o Remember the Milk. Ele serve como organizador de listas e calendário. Envia lembretes na freqí¼ência que você desejar, para que você não perca nenhuma data. Sincroniza com o Google Calendar e está em português.

Mas cuidado com datas-limite nos itens. Eu colocava datas nas tarefas e muitas vezes não cumpri, pois apareceram outras tarefas a fazer, o que gerou uma imensa frustração. 🙁
Deixe as datas para itens que necessitam obrigatoriamente de datas (vencimento de pagamento, ou consulta médica, por exemplo).

Papel (low-tech)

Quando comecei a seguir o processo, percebi que (por enquanto) funciono melhor com papel; como me sinto culpada gastando papel e tinta, e papel solto é muito fácil de perder (no meu caso), adotei mais uma dica de blog, o GTD Moleskine hack do hyalineskies.com. Não estou usando Moleskine, estou usando uma caderneta bonita, mas comum, pautada e com o mesmo número de folhas do Moleskine (ou seja, não deixe de experimentar a possibilidade na falta de um).

Antes de encontrar o GTD Moleskine, uma ferramenta que me ajudou muito foi “Next Action Cards”. É um template de uma ficha que você preenche com a “tralha” e, assinalando os campos, vc contextualiza e transforma essa tralha em próxima ação. Muito prático. O problema é que eu perco vários cartões. 🙂

Quem sabe mesclar o GTD Moleskine e o Next action cards seja uma boa, é o que estou tentando fazer.

Outras ferramentas low-tech muito interessantes:
DIY Planner (um ótimo blog também), templates para que você mesmo imprima e monte seu planejador; e
O Pocketmod, uma folha de papel impressa, dobrada de forma a conter suas listas num conveniente formato pequeno. Vale conferir.

Espero que tenham gostado e que comentem suas próprias experiências com o GTD.

Até mais!
Juliana

Os intocáveis

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Eu estava prestes a começar este artigo dizendo “você que gosta de idiomas…”, mas me toquei a tempo que pouca gente tem apreço por lí­nguas. Deletei tudo, e recomecei com “você que lida muito com estrangeiros…”. Deleta deleta deleta. De volta ao cursor piscando no iní­cio de uma página branca.

É raro eu travar. Normalmente eu saio escrevendo/palestrando/gravando sem o menor embaraço, e as idéias vão se concatenando naturalmente, haja vista/ouvido o improviso do podcast Roda e Avisa (https://www.usina.com/rodaeavisa ) .

Um tema, porém, quebra essa regra. Se eu não esvaziasse a lixeirinha do meu desktop ela pareceria hoje um cesto de papéis de escritor empacado, coberta por folhas amassadas atiradas com fúria.

Que tema é esse? Simples: o que não se diz. Ponto. Complicadí­ssimo, o tema.

Falemos de fotografia, então, pra facilitar. Todo mundo tem câmera, e todo mundo gosta de uma boa foto, não? Pois bem, comecemos por aí­.

Câmeras retratam a realidade, certo? Câmeras não mentem.

Olhemos então aquele teu álbum de viagem. Monumentos, belas paisagens, momentos dignos de uma foto, pessoas posando. ílbum é sempre assim. Agora reveja as fotos e me diga: o que não aparece?

Enquanto você digere a pergunta, eu dou uma pista: câmeras têm lentes, e com lentes você enquadra. Quando você enquadra algo, seleciona o que vai aparecer… e o que não vai aparecer. A menos que você ande fazendo fotos em 360 pelo mundo… o que aparece é uma fração bem pequenina comparado com o mundão que não aparece.

Você fotografou o mendigo? O prédio feio? As pessoas infelizes? O céu chuvoso? A sua mala bagunçada? Provavelmente não. Isso não é coisa que se mostra normalmente, e a gente nem registra na memória.

(Paulistanos como eu são PHD nisso: conseguem não-ver o caos e enxergar só o que é bacana na cidade, vide http://www.flickr.com/photos/renedepaula)

Deve fazer parte da nossa natureza “maquiar” a realidade e deixar de lado coisas que “não ornam”. Isso é sinal de urbanidade e educação, inclusive, e cada cultura ou lí­ngua (lá venho eu com idiomas e gringos de novo) lidam de maneiras diferentes com isso. Em alguns paí­ses é inadmissí­vel se falar da vida í­ntima, em outros ninguém tem pudor em dizer que teu cabelo está horrí­vel.

Varia muito, mas uma coisa é certa: algumas coisas nunca são ditas. Outra coisa é certa: isso tem um preço, um preço que pagamos a prazo porque não enfrentamos as coisas à vista.

Nosso ofí­cio interativo não escapa dessa sina, e a prova é: estamos sempre tropeçando da mesma maneira, vamos sempre ter os mesmos problemas. E, se tudo no mundo tem uma causa, problemas repetidos só podem ser… efeito de causas crônicas.

E como algo que causa problemas pode ser crônico? Simples: porque não se fala dela. Não pega bem. Não é “legal”. Nesse assunto ninguém toca.

Tem gente que (sobre)vive disso: você já deve ter visto um “intocável”, uma daquelas figuras que orbitam em torno desse área fortificada. Sempre tem: por vezes os criativos são intocáveis, por vezes os engenheiros, por vezes os “chegados” do chefe.

Nem tudo que é intocável, porém, tem que ser eterno. Muitas vezes os nossos monstros sagrados são tigres de papel, basta um assoprão e eles somem da nossa vida. E é pensando nisso, nesse exorcismo dos nossos fantasmas crônicos é que eu sugiro um remédio importado: o post-mortem.

Post-mortem é um apelido dado a uma avaliação do que foi bom ou ruim durante um projeto. Acabou o projeto? Post-mortem nele.

Quer tentar fazer? Acabo de fazer um bem simples: cada um dos envolvidos listou ao menos três coisas que foram ótimas, três que foram boas e três que foram ruins. Um coordenador vai juntar tudo isso, consolidar e compartilhar com todos. De um post-mortem simples assim pode nascer um plano para que os erros não mais se repitam e também para que inovações positivas sejam incorporadas ao processo.

Simples. Transparente. Mas levemente arriscado, também: um brasileiro pode se magoar porque o estrangeiro não teve papas na lí­ngua, ou um outro latino pode ter sido mais passional do que devia, ou… Ok, lá venho eu de novo com lí­nguas e culturas 🙂 Que mania.

Aponte minhas manias por favor, não tem problema. Aponte-as ou… vou repetir a dose nas próximas edições 🙂

Pecado muito pouco original

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Onde quer que você olhe, a mensagem é uma só: você está frito. Melhor
nem ouvir a caixa postal. A caixa de entrada, então… pior ainda. E
só de pensar na gritaria que te aguarda nem dá vontade de sair da
cama, isto é, se é que você ainda consegue pregar o olho e dormir.

Bem-vindo à InFernet, onde demônios sem piedade te assam em fogo e enxofre.

Com o tempo você acostuma. Teu pai te pergunta: como vai o trabalho,
meu filho? Você responde: uma correria danada. E ambos sorriem, porque
sofrer é bom sinal.

Será que é? Eu acho que não. Eu tenho duas notí­cias, uma boa e outra dolorida:

Comecemos pela dolorosa: se você foi pro inferno, a culpa é sua e o
pecado é grave.

Doeu? Lamento.

Onde foi que você pecou? Well, posso arriscar?

O pecado mais vergonhoso é a Preguiça. Você sabe que um bom briefing é
importante, que documentar o que o cliente quer e espera é
fundamental, que você deve validar ponto por ponto o que foi
combinado, que deveria ter aprovado todos os detalhes do layout antes
de por a mão na massa, que deveria testar tudo antes de colocar no
ar… mas aí­ bateu a preguiça. “Para que perder tempo com essas
chatices?” “Eu sou um profissional de talento, não um burocrata…”
“Vamos queimar etapas!” E aí­ você se queima. Você que teve preguiça de
fazer a lição de casa vai arder por semanas nas chamas da refação.

Posso arriscar outra vez? Orgulho. Você que sabe tuuuudo de internet,
um cara antenado, descolado, geek, vai dar ouvidos a esse cliente sem
glamour? Quem é ele, afinal, para dizer se ficou bom ou não? Resposta:
ele é o cara que paga as tuas contas. Ele é o cara é o dono do negócio
e entende disso como ninguém. Se alguém deveria enfiar o rabo no meio
das pernas e aprender com humildade… é você. Ou então sua conta
bancária vai atravessar desertos tórridos implorando por uma gota
salobra de dinheiro.

Gula é outra desgraça. Confesse: você não resistiu e aceitou três
frilas ao mesmo tempo. A grana era tão boa! O cliente tão amigável!
“Eu me viro”, você imaginou, e acabou virando num espeto sobre as
lí­nguas de fogo dos clientes que você deixou na mão.

Avareza engana. Você faz as contas e parece lógico: por que perder
dinheiro com isso? “Eu faço isso sair de graça”. Faltou um S aí­: sai
deSgraça. Você não quis contratar um auxiliar, você não quis licenciar
um software, você não quis contratar um hosting decente? O dinheiro
que você economizou não paga o festival de dores de cabeça que te
espera: noites mal dormidas e o medo perpétuo de que alguém descubra
que o pecado maior foi a economia porca que você fez.

Ok, tudo bem, você não é um mão-de-vaca mesquinho. Você é generoso,
grandioso. Luxúria tem seu encanto, convenhamos. É charmoso viver à
larga. Até a hora em que o cliente te larga porque você estourou o
orçamento no meio do projeto. Como já dizia João Bosco, dinheiro na
mão é vendaval na vida de um sonhador, sobretudo se ele achar que
fazer contas é coisa de pobre.

Faltam dois pecados ainda, a inveja e a ira, mas vamos deixar isso de
lado, já estamos bem-servidos de tentações nesse jardim de delí­cias do
digimundo, onde tudo parece fácil, onde tudo dá para resolver com um
bom CTRL+Z.

Dá mesmo? Não, não dá.

Perder a confiança de um cliente é quase irreversí­vel. O estrago que
você provoca nos negócios alheios não tem volta. A mancha na tua
reputação não sai tão fácil. E aquela precaução que você não tomou não
tem remédio. Lamento, mas no mundo do trabalho não há perdão.

Perguntei a uma colega gringa como andava o trabalho. “Acabamos o
projeto e estamos fazendo o post-mortem”, disse ela. Post-mortem é um
jargão para uma análise de tudo o que deu errado em um projeto e
poderia ter sido evitado. Um bom post-mortem traz à luz um monte de
descuidos, ví­cios, acidentes, distorções. Dói, mas fica clarí­ssimo
onde não errar da próxima vez. Eu recomendo.

Eu prometi uma boa notí­cia, não? Lá vai: existe uma saí­da do Inferno.
Não entrar nele.

Todo Santo Dia

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Um velho amigo dizia: antes das onze o mundo não tem consistência.
Figura divertidí­ssima, ele, e saudosa também.

Faz tempo que não o vejo, talvez por conta de ser, ao contrário dele,
tão diurno, de levantar tão cedo, de não ser um habitué da noite
paulistana. Nem de noite nenhuma, aliás: passou da meia-noite, eu
passo um vale 🙂

Quando o dia nasce bonito como hoje fica mais fácil: você vai até a
janela você o céu colorido sobre uma cidade ainda opaca, cinzenta, a
brisa ainda fresca e sorri. Eu sorrio, ao menos.

Lá embaixo vi um pedestre e me perguntei: o que será que ele está
fazendo? Para estar ali tão cedo o cidadão deve ter acordado de
madrugada, tomado não sei quantas conduções, e devia ter ainda um bom
chão para percorrer até o trabalho. O que será que o move a repetir
esse périplo todo santo dia?

Essa reflexão profunda durou uns 18,3 segundos e fui cuidar da vida.

Dirigindo para o trabalho, ouço uma entrevista sobre… o sentido da
vida. O cara era um acadêmico que tinha lançado um livro associando
Sartre… a Charlie Brown, o Peanuts do Schulz. Uau… existencialismo
e quadrinhos: ouvi com atenção. E lembrei de novo do pedestre
matutino, do cara que acordava ainda mais cedo do que eu.

Num exemplo divertido o autor cita uma historinha onde a menina está
toda feliz pulando corda e, sem mais nem menos, pára e começa a
chorar. Peanuts pergunta: o que houve? Ela responde: de repente tudo
parece tão fútil. (Depois dessa lembrei por quê eu nunca gostei de
Peanuts… coisa mais pesada, bá).

Sacudi esse fardo kierkegaardiano dos ombros mas ficou uma sementinha
na cabeça: o que raios eu estou fazendo da vida? Pensei várias coisas
que não cabem aqui, mas uma delas se referia ao nosso ofí­cio, e então
compartilho com vocês. O que estou produzindo, gerando, fazendo
através do meu trabalho?

Nos primórdios a resposta era mais fácil: o trabalho era basicamente
empurrar pra alguém do outro lado alguma coisa que o browser
enxergasse. Publicar pro mundo inteiro ver já era um belo tento.
Alguns até ganhavam prêmios por isso.

Váááários cabelos brancos depois o que eu faço mudou tanto… O
desafio agora é criar ambientes onde pessoas criem seus próprios
mundos, construam suas próprias relações, compartilhem o que fazem com
quem bem entenderem. O usuário, antes um nômade anônimo
caçador-coletor, agora tem nome e sobrenome e colhe feliz aquilo que
planta na internet.

(OK, eu adoro metáforas)

E o que metáforas e filosofices têm a ver com o teu, o nosso trabalho?
Isso tem muito a ver com o trabalho de muita gente, aliás, como
descobri outro dia num evento ligado à Educação: uma professora
apresentou um belí­ssimo caso onde ela estimulava crianças a produzirem
conhecimento sobre sua comunidade, e depois apresentá-lo, discuti-lo e
compartilhá-lo.

Lindo, isso: a idéia não era só ensinar a buscar e consumir
informação, mas sim a gerar conhecimento, a colaborar, e construir
coletivamente informação relevante para o seu universo.

(Detalhe: esse projeto não era online, nem era no eixo Rio – São
Paulo, nem era em escolas privilegiadas. Privilegiadas eram as
crianças por terem uma educadora com uma visão tão… visionária.)

Pensar dessa maneira nos abre duas questões: até que ponto eu, como
profissional, gero conhecimento útil e o compartilho de maneira
fecunda e, sobretudo, até que ponto o que eu crio cria condições para
que as pessoas criem seus próprios mundos?

(OK, eu tendo ao barroco. Melhor eu trocar em miúdos.)

O que eu faço:

– compartilho ao máximo o que descubro e aprendo: publico nos meus
blogs, publico na usina, envio para grupos de discussão
– colaboro ao máximo com quem precisa
– utilizo ferramentas online que permitem armazenar e compartilhar
minhas buscas e favoritos
– publico meu trabalho autoral em ambientes online que permitam
colaboração e criação de comunidades
– estimulo ao máximo a colaboração, a documentação e a
multi-disciplinaridade no ambiente de trabalho.
– faço o que posso em favor da transparência e generosidade

O que me leva a fazer isso tudo? Difí­cil dizer. Talvez o brilho que me
vem aos olhos quando vejo não um, mas milhares, milhões de cidadãos
que eu não conheço transitando, trabalhando e crescendo nessa paisagem
que construí­mos todo santo dia.